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Un questionnement approfondi permet de cerner au mieux les besoins potentiels de la personne à aider et sa situation. Une demande est instruite et un dossier est constitué.

Formalités administratives :

Les documents suivants sont nécessaires à l'élaboration du dossier :

- livret de famille ou pièce d'identité
- numéro de sécurité sociale
- certificat médical précisant le nombre d'heures et la durée
- justificatifs des ressources du dernier trimestre
- livret et bulletins de pensions
- relevé de carrière
- dernier avis d'imposition ou non imposition
- relevé d'identité bancaire.
Si besoin, les photocopies de ces documents peuvent être effectuées par l'association.
 
Evaluation :
une première évaluation à domicile ou à distance est réalisée avant la première intervention et au plus tard le jour de la première intervention pour les cas justifiés d'urgence (sortie d'hospitalisation, prise en charge à effet rétro actif, prise en charge d'actes essentiels de la vie, ...) sauf lorsque les besoins ont déjà été évalués par un donneur d'ordre tel qu'une mutuelle, société d'assistance, etc. et qu'un ordre de mission a été envoyé à la structure.
 
Elle repose sur la détermination des besoins, l'environnement et les conditions de vie de la personne.
 
Elle est obligatoire à domicile pour les publics très dépendants (GIR 1 et GIR 4). Les groupes iso-ressources (GIR) permettent de classer les personnes en fonction des différents stades de perte d'autonomie. Ils sont au nombre de six.
 
Cette évaluation permet de garantir un cadre d'intervention sécurisé et la réalisation de l'intervention dans des conditions optimales.
 
Une évaluation annuelle est réalisée afin de garantir l'adéquation entre la prestation et les besoins.
 
Devis :
Un devis estimatif gratuit est remis à la personne bénéficiaire de l'aide. Il a pour objectif de rendre lisible le montant de la prestation de service et les éventuelles prises en charge. (voir Les aides financières). Si le montant de la prise en charge ne peut être estimé, il n'est pas mentionné.
 
Le devis sera retourné signé par le client.
 
Contrat :
Un contrat est rédigé et transmis à la personne destinataire de l'aide en deux exemplaires originaux : un pour le client et un conservé par la structure après signature. Le devis signé lui est annexé.
Dans le cas de personnes sous tutuelle ou éventuellement sous curatelle, le contrat sera signé par le représentant légal.
 
Accompagnement et suivi :
La prestation est adaptée à l'évolution des besoins de l'usager par une évaluation annuelle et à chaque fois que la situation l'exige.
 
Facturation :
Une facturation correspondant au nombre d'heures réalisées est envoyée mensuellement et indique les noms des intervenants. Les factures sont payables à réception.